Le carnet d’entretien est un document officiel qui constitue la mémoire de l’immeuble. Il doit permettre de retracer l’historique du bâtiment ainsi que l’ensemble des opérations effectuées ou à venir sur l’immeuble. Ce document contient les principales caractéristiques physiques et techniques de l’immeuble.

Il répertorie les différents contrats d’entretien, de maintenance et de garantie. Il prévoit le suivi des travaux à venir aux termes du plan de gestion de l’actif. Il établit, de façon sommaire, les procédures à suivre au chapitre de l’entretien de chacune de ces composantes permettant ainsi d’assurer l’optimisation de leur durée de vie utile. Ce document constitue une source de références crédibles pour les membres actuels et futurs du conseil d’administration des syndicats de copropriétés en matière de transmission du savoir et d’accessibilité de l’information.

PlanGAB permet de créer le carnet d’entretien en deux étapes :

• Premièrement, la plateforme utilise l’étude sur le fonds de prévoyance pour mettre dans le calendrier les travaux majeurs. Pour cela une l’étude sur le fonds de prévoyance doit être complétée puis copiée vers le rapport sur les données réelles. La première partie du carnet d’entretien sera tirée de ce dernier rapport.
• Deuxièmement, une section est réservée pour les travaux périodiques soient ceux qui reviennent au moins une fois par an.

Une fois le carnet d’entretien complété, les utilisateurs peuvent indiquer les travaux effectués et les coûts réels. De plus, ils peuvent ajouter les travaux imprévus et les coûts qui y sont associés.